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La gestion des factures impayées s’avère un exercice délicat, notamment lorsque vous êtes également tenu de préserver une relation commerciale solide. Il importe véritablement de trouver le juste équilibre entre l’obligation de récupérer les fonds dus et le maintien d’une communication respectueuse avec le client. La relance amicale permet justement d’aborder ce sujet sensible avec tact.
1. Adopter un ton bienveillant, mais ferme
La première règle d’une relance paiement amicale est d’éviter toute agressivité. Un ton trop dur risquerait de détériorer la relation avec votre client, qui pourrait alors se sentir attaqué ou mal à l’aise. En effet, la bienveillance dans votre message démontre que vous comprenez la situation et que vous souhaitez régler le problème de manière amicale. Cependant, cela ne signifie pas que vous devez être vague ou trop indulgent.
Votre relance doit être claire et structurée. Rappelez la date d’échéance de la facture, le montant exact à régler, ainsi que les éventuels frais de retard si cela est pertinent. Il ne faut laisser aucun doute sur votre demande, mais le faire dans un esprit de collaboration.
2. Proposer des solutions pour faciliter le règlement
Une bonne relance amicale propose des solutions à travers la lettre de relance. Dans certains cas, le retard de paiement est dû à des difficultés financières, ou même à des erreurs administratives.
Ce serait donc une idée intéressante que d’offrir des alternatives, notamment, un échéancier de paiement, des moyens de paiement variés (virement, carte bancaire, etc.). En outre, nous vous recommandons d’afficher votre disponibilité et votre flexibilité. Vous allez ainsi démontrer que vous êtes un partenaire attentif, ce qui renforcera la confiance entre vous et le client.
Pour conclure, il sera question pour vous d’adopter une approche bienveillante et proposer des solutions pertinentes.
